گواهینامه ISO از کجا بگیریم؟
گواهینامه ISO از کجا بگیریم؟
دلایل اهمیت اخذ و دریافت گواهینامه ISO چیست؟
امروزه گرفتن گواهینامه ایزو از اهمیت بسیار بالایی برخوردار‌شده است. سازمان‌های متقاضی جهت رشد و تعالی مجموعه و برای بهبود بخشیدن و رونق دادن به عملکرد بهتر سازمان و بالا بردن سطح اعتبار و برندشان بدنبال اخذ انواع گواهینامه‌های ایزو هستند.
کنترل فرآیندهای سازمانی، طراحی و پیاده سازی یک سیستم مدیریتی مدون و استاندارد، افزایش سطح کیفیت محصولات و خدمات برای رقابتی موفق در بازارهای داخلی و خارجی از دیگر عواملی هستند که دریافت گواهی ایزو را مهم کرده‌اند.
رشد و رونق اقتصادی مجموعه با برقراری ارتباط با سازمانها و کسب و کارهای بزرگ و حضور در مناقصات با اخذ و دریافت انواع گواهینامه‌های ISO ممکن می‌شود. تبلیغات و بازاریابی دو ابزار مهم جهت فروش بیشتر محصولات و ارائه خدمت می‌باشد که با داشتن ایزو‌با قدرت بیشتری اثر گذار خواهد شد.
گرفتن گواهینامه ISO چه شرایطی می‌خواهد؟
شرط لازم و اساسی برای گرفتن گواهی نامه ایزو اصل و معتبر طراحی و اجرای مستندات و پیاده سازی استانداردهای ایزو در سطح یک مجموعه می‌باشد. مجموعه می‌تواند یک شرکت یا تولیدی، یک کارگاه یا کارخانه، یک رستوران یا یک آشپزخانه باشد.
امروزه اکثر مجموعه‌‌های کوچک و بزرگ صرفاً بدنبال مدرک ایزو هستند تا اجرای الزامات ایزو و این موضوع اصلا به نفع هیچ‌کس نیست. البته هستند یکسری مجموعه‌ها که بدنبال مطابقت با استانداردهای ایزو هستند ولی نه زمان کافی و نه پول کافی دارند.
بنابراین یکسری عوامل هستند که باعث تغییر شرایط گرفتن انواع گواهینامه‌های ایزو می‌شوند مانند:
اهتمام مدیریت و کارکنان مجموعه جهت پیاده سازی استانداردهای ایزو
میزان سطح دانش و آگاهی پرسنل فعال در مجموعه
انتخاب نوع مرجع ثبت و صدور گواهی ایزو
تعداد نفرات شاغل در مجموعه
میزان حجم سازمان و تعداد فرآیندها
گواهینامه‌های ایزوی گرفته شده
کلیه سازمانها و شرکتها با هر تعداد نفرات شاغل و هر نوع زمینه فعالیتی با داشتن یک دفتر مرکزی و یا یک مجموعه فعال می‌توانند درخواست کننده انواع گواهینامه‌های ISO باشند.
جهت اخذ و دریافت گواهینامه ISO چه مدارکی نیاز هست؟
مدارک ایزو برای تمام سازمانها و شرکتها دو مورد ساده می‌باشد که براحتی تهیه و آماده می‌شوند. البته با برقراری تماس با مرکز سیستم کاران آماده سازی مدارک ISO را بطور کامل برعهده مشاوران و کارشناسان مرکز قرار دهید.
اولین مدرک تکمیل فرم سفارش ایزو یا فرم ثبت نام ایزو می‌باشد. دومین مدرک تهیه نمونه مستندات ایزو می‌باشد. هر دو مدرک را مرکز سیستم کاران بصورت کاملا رایگان در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.
مستندات ISO چیست؟
مستندات ISO در واقع همان قوانین و دستورالعمل‌های تدوین شده از سوی سازمان بین المللی استاندارد ISO می‌باشند. هر استاندارد ایزو یکسری قوانین و الزامات مرتبط با یک نوع شغل و حرفه دارد. البته یکسری استانداردهای ایزو هستند که قوانین و الزاماتشان جنبه عمومی دارند و تمام فرآیندها و مشاغل مختلف را پوشش می‌دهند.
مستندات عمومی ایزو مرتبط با استانداردهای عمومی ISO مانند گواهینامه ISO 9001 سیستم مدیریت کیفیت ، گواهینامه ISO 14001 سیستم مدیریت زیست محیطی و گواهینامه ISO 45001 سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی می‌شود.
مستندات سه استاندارد عمومی و مهم ایزو در حوزه سیستم‌های مدیریتی
نمونه خط مشی کیفیت، نمونه چارت سازمانی، نمونه نظامنامه کیفیت، نمونه نظام نامه سیستم مدیریت کیفیت، نمونه فرم شرح وظایف، نمونه روش اجرایی آموزش، نمونه روش اجرایی بازنگری مدیریت، نمونه طرح ایمنی، بهداشت و محیط زیست، نمونه روش اجرایی شناسایی و ارزیابی جنبه‌های زیست محیطی، نمونه روش اجرایی کنترل سوابق، نمونه روش اجرایی کنترل مستندات.
نمونه روش اجرایی انبار، نمونه روش اجرایی خرید، نمونه دستورالعمل ارزیابی تامین کنندگان کالا، نمونه روش اجرایی شناسایی الزامات قانونی و کارفرمایی، نمونه روش اجرایی کنترل عملیات، نمونه روش اجرایی نگهداری و تعمیرات، نمونه روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول.
مستندات استانداردهای تخصصی در حوزه سیستم‌های مدیریتی
استانداردهای تخصصی ایزو مانند گواهینامه ISO 22000 استاندارد سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی، گواهینامه ISO 13485 استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ویژه تجهیزات پزشکی، گواهینامه ISO 29001 استاندارد سیستم مدیریت کیفیت – نفت، گاز و پتروشیمی و غیره که مستندات و الزامات مخصوصی را دارند.
کارشناسان مجرب و حرفه‌ای باید بتوانند فرآیندها و عملکردهای مجموعه خود را متناسب با تک تک قوانین مستندسازی و اجرا نمایند. مستندات دیگری نیز هستند که مرتبط با استانداردهای محصولات و خدمات تهیه و آماده می‌شوند.
جهت اخذ و دریافت گواهینامه ISO باید به کجا مراجعه کنیم؟
Certification Body ها که اصطلاحاً CB هم نامیده می‌شوند مراکزی هستند که جهت اخذ و دریافت گواهی ایزو باید انتخاب کنیم. اما مراجعه بصورت مستقیم به مراجع ثبت و صدور گواهی ایزو غیر ممکن می‌باشد و درخواست کنندگان محترم ایزو باید بواسطه مراکز مشاوره معتبر ایزو اقدامات لازم را انجام دهند.
سطح اعتبار و نوع کار مراجع صادر کننده گواهی ایزو باهم متفاوت است. یک نهاد رسمی و بسیار معتبر در جهان بنام International Accreditation Forum تحت عنوان انجمن اعتبار دهندگان بین المللی وجود دارد که با نظارت و مدیریت بر روی مراکز رسمی و استاندارد هر کشور به مراجع صادر کننده گواهینامه ایزو اعتبار می‌بخشد.
مجمع اعتبار دهندگان بین المللی را اصطلاحا IAF می‌نامند. مراکز رسمی و دولتی هر کشور را اصطلاحا AB می‌نامند. تمام CB توسط نهادهای رسمی و دولتی عضو انجمن IAF اعتبار دهی نمی‌شوند. بنابراین مراجع ثبت در دو گروه زیر تعریف می‌شوند:
مراجع ثبت و صدور گواهی ایزو زیر نظر IAF
هنگامی که یک مرجع صدور گواهینامه ایزو زیر نظر اعتبار یک مرکز استاندارد رسمی و دولتی عضو انجمن اعتبار دهندگان بین المللی باشد اصطلاحا گفته می‌شود CB مورد نظر با اعتبار IAF انواع گواهینامه‌های ایزو را صادر می‌کند.
مراجع ثبت و صدور گواهی ایزو بدون نظارت IAF
هنگامی که یک مرجع صدور گواهی ایزو زیر نظر اعتبار یک مرکز استاندارد رسمی و دولتی بدون عضویت انجمن اعتبار دهندگان بین المللی باشد اصطلاحا گفته می‌شود CB مورد نظر بدون اعتبار IAF انواع گواهینامه‌های ایزو را صادر می‌کند.
شرایط ثبت و صدور ISO و نحوه گرفتن ISO
اخذ و دریافت و ثبت و صدور گواهی ایزو برای هر سازمان و مجموعه‌ای متفاوت می‌باشد. گذراندن این مراحل با همکاری مرکز مشاوره ایزو ( مرکز سیستم کاران ) و سازمان متقاضی انجام می‌شود. مراحل اخذ ایزو عبارتند از:
تکمیل فرم ثبت نام ایزو و پرسش نامه مرتبط با مشخصات حقیقی مدیر‌عامل و مشخصات حقوقی سازمان متقاضی
انجام مشاوره و کارشناسی لازم جهت ارائه روند ثبت و صدور گواهینامه ایزو و بستن قرارداد مابین طرفین
برگزاری جلسات مشاوره با مدیریت محترم مجموعه و برنامه ریزی جهت تعیین مراحل دریافت گواهینامه ایزو و پیگیری و پشتیبانی مسئول اجرای استانداردهای ISO و مشخص نمودن اهداف مجموعه
انتخاب نوع گواهینامه ISO متناسب با فعالیتها و فرآیندهای مجموعه
طراحی الزامات و مستندات ایزو و سیستم های مدیریتی و تعیین مسئولیت اشخاص مرتبط با پروژه
انتخاب مرجع صدور گواهینامه ISO و پیاده سازی سیستم ترسیم شده و الزامات ایزو و اعمال استاندارها توسط کلیه واحد‌های مربوط سازمان متقاضی ایزو بسته به میزان سطح سخت‌گیری مرجع
انجام ممیزی داخلی یا به اصطلاح پیش ممیزی توسط نیروی انسانی ماهر و کاربلد سازمان متقاضی ایزو جهت آماده سازی سازمان برای انجام ممیزی اصلی
بستن قرارداد با مرجع صادر کننده گواهینامه ISO و تعیین روز ممیزی
انجام مرحله ممیزی اصلی ( غالباً ممیزی اصلی نیز در دو مرحله انجام می‌شود).
صدور گواهینامه ISO و ارسال آن برای متقاضی ایزو
گواهینامه ISO تا چه مدت اعتبار دارد؟
اکثر مراجع صادر کننده گواهینامه ایزو مدت اعتبار انواع مدارک ایزو را سه ساله می‌زنند. اما در قانون ایزو برای این مدت اعتبار سه ساله یک شرط لازم و اساسی گذاشته‌اند و آن این است که هر گواهی و مدرک ایزو درست است که اعتبار سه ساله دارد ولی به شرط تمدید سالیانه ( ممیزی مراقبتی سالیانه ).
روش کار بدین صورت است که حدودا هر یک الی دو ماه مانده به اتمام یک سال اعتبار مدرک ایزو مشاوران و کارشناسان مرکز مشاوره سازمان را متقاضی را از انجام ممیزی مراقبتی آگاه میکنند. طبق وظیفه بازرس مرجع صدور دوباره از مستندات اجرا شده بازدید می‌نماید. اگر چنانچه عدم انطباقی مشاهده شد سازمان ملزم به رفع نواقص می‌شود و اگر هم مشکلی وجود نداشت گواهینامه اعتبارش حفظ می‌شود.
در مدت سه سال اعتبار مدرک ISO سه نوبت تمدبد اعتبار انجام داده می‌شود. برخی سازمانها متاسفانه از انجام این مرحله یعنی نگهداری از اعتبار ایزو ممانعت میکنند و گواهی خود را از لیست سازمان‌های دارنده گواهینامه استانداردهای ایزو خارج میکنند.
مزایا و فواید اخذ مهم‌ترین گواهینامه‌های ISO
گواهینامه ISO 9001
طراحی و اجرای قوانین و الزامات گواهی ایزو ۹۰۰۱ موجب شناسایی و مستند سازی کلیه فرایندها موجود دریک سیستم می‌شود. برای اجرای فرآیندها منابع مالی را تعریف می‌کند. برای اندازه‌گیری و بهینه سازی فرآیندها معیارهایی را تعریف می‌کند. ایزو ۹۰۰۱ موجب افزایش کیفیت محصولات و خدمات می‌شود.
گواهی نامه سیستم مدیریت کیفیت پرکاربردترین مدرک ایزو برای حضور موفق در مناقصات می‌باشد. موجب افزایش اعتبار و اسم و رسم یک مجموعه در میان مردم می‌شود. گواهی نامه ایزو ۹۰۰۱ با کاهش هزینه‌های عملیاتی باعث افزایش سودآوری و پیشرفت سازمانی می‌شود.
گواهینامه ISO 14001
طراحی و اجرای قوانین و الزامات گواهی ایزو ۱۴۰۰۱ باعث رفتار درست برروی فرآیندهای مؤثر بر محیط زیست می‌شود. ایزو ۱۴۰۰۱ با اندازه گیری اثرات زیست محیطی و نظم دادن به آنها و آموزش حفاظت از محیط زیست به پرسنل و نیروی انسانی موجب کاهش هزینه‌های داخلی و کاهش هزینه‌های عملیاتی شرکت می‌شود.
طراحی الزامات و مستندات ایزو ۱۴۰۰۱ شهرت و محبوبیت را برای مجموعه متقاضی استاندارد حفاظت از محیط زیست می‌آورد. ایزو ۱۴۰۰۱ با تشخیص ریسک‌ها و راه حل‌های بهترخطرات ناشی از عوامل مخرب زیست زیست را به حداقل می‌رساند.
گواهینامه ISO 45001
ایزو ۴۵۰۰۱ موجب افزایش ایمنی در محیط کار و در نتیجه حفاظت از کارگران می‌شود. بیماریهای شغلی را حذف یا کاهش می‌دهد بهمین خاطر انگیزه نیروی انسانی را افزایش می‌دهد. هزینه‌های تصادفات و حوادث ناشی از کار را کاهش می‌دهد.
طراحی و اجرای ایزو ۴۵۰۰۱ تمام فرآیندها را با هدف افزایش ایمنی و حفاظت برنامه‌ریزی می‌کند. بهمین خاطر رعایت اصول قوانین و دستورالعمل‌های سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی بهش جدایی ناپذیر فعالیتهای تجاری موفق می‌باشد.