روشهای خود ارزیابی در مدل EFQM

سازمانهایی که قصد دارندبه سمت تعالی حرکت نمایند درابتدای راه علاقه مند هستند که بتوانند جایگاه خود رادر این مسیرتعیین نمایند زیرا چنانچه بدانیم که درمسیر تعالی درچه نقطه ایی قرارداریم ، بهتر میتوانیم برنامه ریزی کرده وحرکت هدفمند خود راشروع کنیم . یکی ازبهترین روشهای شناسایی وضعیت موجود بکارگیری یکی ازروشهای خودارزیابی است که درمدل تعالی سازمان EFQM به آن اشاره می نماییم. روش خودارزیابی به طور منظم ، سیستماتیک وجامع فعالیت ها وفرآیندهای موجود درسازمان رابررسی کرده ونتایج حاصل ازآنها راکه ممکن است درسازمان محقق شده باشدرا شناسایی میکند . فرآیندهای خودارزیابی به سازمان کمک میکندکه نقاط قوت موجود را شناسایی نموده وآنهارا حفظ کرده وتوسعه دهد . وهمچنین نقاط ضعف زمینه های قابل بهبود رانیز آشکار سازدکه این مورد به سازمان کمک میکندکه بداند فعالیتهای بهبود وتوسعه خود رادرچه مواردی متمرکز نماید زیرا یکی ازبزرگترین ضعف های مدیران وسازمانهای ایرانی انجام بهبود دراموری است که شاید دراولویت بهبود نباشند ویا ارزش آفرین برای ذی نفعان نباشند . جهت انجام خود ارزیابی ، روشهای دست یافتهای متعددی وجود داردکه هریک ازآنها مستلزم صرف زمان وهزینه مربوط به خود بوده والبته نتایج ودقت متفاوتی نیزبه همراه دارند . سازمانها برحسب اینکه قصد دارندچه مقدار زمان وهزینه صرف ارزیابی نموده وچه میزان دقت وکیفیت ازنتایج ارزیابی انتظار دارند، میتوانند یکی ازدست یافتهای پنج گانه خودارزیابی راانتخاب نمایند.

هدف خودارزیابی  

هدف اصل خودارزیابی صرفاٌ دست یابی به یک امتیاز عددی برای سازمان نیست . بلکه شناسایی نقاط قوت سازمان وحوزه های نیازمند بهبود ونیز خلق انرژی برای بهبود درعملکرد سازمان است . خودارزیابی بهتر عامل تحرک سازمان درجهت تعالی سازمانی میباشد وبرای تمام مدیران مشخص می نمایندکه منابع ارزشمند سازمان رادر چه زمینه هایی مصرف نموده وبکار گیرند . قبل ازانجام خودارزیابی ممکن است که منابع سازمان باتوجه به قدرت ساختار غیررسمی سازمان ومدیران ، تعداد نیروی انسانی یک واحد نظرات شخصی ویا راحت بودن فعالیت ها بکار گرفته شود ولی پس از انجام خود ارزیابی زمینه های قابل بهبودکه میتوانند سازمان رابه سمت تعالی وموفقیت پایدار رهنمون سازند مشخص میگردد البته پس از تهیه لیست زمینه های قابل بهبود مدیران باید درخصوص اولویت بندی آنها تصمیم گیری نمایند.

مزایای خود ارزیابی

خودارزیابی سازمان براساس مدلی مانند EFQM به سازمان کمک میکند تا درمسیر تعالی وضعیت خود رانسبت به وضعیت ایده آل که درمدلهای تعالی مانند مدل EFQM سنجیده وبر اساس یافته های خودارزیابی نسبت به بهبود وضعیت خود اقدام نمایند. درذیل برخی ازمزایای شاخص خودارزیابی ذکر گردیده است . باعث ایجاد همفکری درسازمان ، بخصوص درسطح مدیران شده تا درمسیر حرکت سازمان به سمت تعالی شناسایی گردد. توانمندی های موجود درسازمان ونتایج بدست آمده رامشخص مینماید . باعث رشددیدگاه گروهی ، تیمی جهت رشد توانمندیها درسازمان میگردد. نقاط قوت سازمان وحوزه های نیازمند بهبود راشناسایی میکند. یک دست یافت کاملا انجام شده ومبتنی برواقعیات سازمانی به وجود می آورد تاتوسط آن سازمان رابه درستی شناخته ، ارزیابی کرده وروندهای پیشرفت رامرتب وبه صورت دوره ای اندازه گیری نماید. یک زبان مشترک وچارچوب مفهومی درشیوه مدیریت وانجام بهبودها درسازمان ایجاد می کند. به افراد سازمان ، مفاهیم اصلی سرآمدی وچگونگی ارتباط این مفاهیم بامسئولیت هایشان راآموزش میدهد. کارکنان رادرتمامی سطوح وکلیه واحدها درفرآیند بهبود درگیر میکند. سازمان را به شیوه ای هماهنگ و منسجم در سطح خرد و کلان ارزیابی میکند. تجربیات مفید رادرسازمان شناسایی کرده و اشاعه میدهد. با استفاده از مجموعه ای از معیارهای فراگیر، مقایسه سازمان را با دیگر سازمانها با زمینه ای مشابه یا متفاوت تسهیل میکند. اقدامات خود جوش برای بهبود عملیات روزمره سازمان راهماهنگ و یکپارچه میکند باعث بهبود درتوسعه استراتژی وبرنامه کلان کسب وکارمیشود. ازطریق شکل دهی پاداش های داخل سازمانی ، فرصت های مناسبی رابوجود می آوردتا هم ازپیشرفتهای مناسب دربهبود سازمان وهم ازنتایج برجسته عملکردی قدردانی به عمل آید فرآیند عمومی خودارزیابی جهت انجام خودارزیابی روش وفرآیند مشخص ومعینی وجود ندارد وسازمانها میتوانند درصورت علاقمندی ویا توانایی های خودفرایند ومراحل انجام خودارزیابی راتعریف نمایند ولی توجه داشته باشیدکه بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت EFQM فرایند عمومی خودارزیابی به شرح ذیل پیشنهاد نموده است. همچنین توجه داشته باشیدکه شما می توانید خودارزیابی رادریک بخش سازمان ویا کل سازمان انجام بدهید.

قدم 1: ایجاد وحفظ تعهد نسبت به انجام خودارزیابی
قدم2: ایجاد وجاری سازی استراتژی اطلاع رسانی
قدم 3: طرح ریزی فرایند خودارزیابی
قدم 4: انتخاب وآموزش افرادی که درفرایند خودارزیابی مشارکت دارند.
قدم5 : انجام خودارزیابی
قدم 6: اولویت بندی یافته های خودارزیابی
قدم 7: تدوین وپیاده سازی اقدامات اصلاحی
قدم 8: بررسی روند پیشرفت وبازنگری فرایند خودارزیابی
ایجادتعهدت نسبت به انجام خودارزیابی
متعهد کردن رهبران به استفاده ازمدل EFQM
ایجاد تعهد درتیم مدیریت ارشد ازطریق تفهیم مطالب
آموزش مدیریت ارشد درزمینه استفاده ازمدل EFQM به عنوان یک راهنما و پیش برنده فعالیتهای بهبود مستمر
اطلاع رسانی درخصوص طرح های خودارزیابی
تعیین هدف رسانه Media و محتوای پیام ترویجی اطلاع رسانی
تاکیید براین که تمرکز اصلی این فرآیند برموفقیت کسب وکار وخشنودی وکامیابی مشتری است
طراحی روش خودارزیابی
انتخاب دست یافت خودارزیابی
شناسایی واحدهای واجد شرایط خودارزیابی
انتخاب آماده ترین واحد برای اجرای آزمایشی Pilot
تعریف محدود Boundry برای واحدهای انتخاب شده
تشکیل وآموزش تیم خودارزیابی
انتخاب وآموزش افرادی که مستقیما درگیر خودارزیابی هستند.
مطرح کردن یک مورد کاوی Case Study به عنوان پایه آموزش
شناسایی نقاط قوت وحوزه های نیازمند بهبود درمورد کاوی
انجام خودارزیابی
انتخاب وانجام دست یافت خودارزیابی انتخاب شده
نظارت برعملکرد ارزیابان داخلی شرکت
بررسی واولویت بندی برنامه های بهبود
درصورت نیاز ، یکپارچه کردن اطلاعات رسیده ازواحدهای مختلف
بررسی نکات راهنما
تعیین اولویت ها
تعریف پروژه های بهبود
توافق روی مسئولیت ها ومراحل اساسی پروژه Milestones
تفهیم وترویج جهت گیری استراتژیک وبرنامه های اجرایی
پیاده سازی اقدامات اصلاحی
تشکیل تیم های بهبود
فراهم کردن منابع مورد نیاز
بررسی روند پیشرفت پروژه های بهبود
تعیین مسئولیت نظارت برپروژه های بهبود
گزارش دهی ازپیشرفت پروژه ها
تحلیل پیشرفت پروژه ها واصلاح انحرافات
بازگشت به مراحله اول برای سال آینده
صحه گذاری به اصلاحات انجام شده
تعیین روش خودارزیابی سال آینده

تعریف خودارزیابی

خودارزیابی به مفهوم بازنگری منظم، نظام مندوجامع از فعالیتهای سازمان ونتایج آن براساس یک مدل تعالی است . خودارزیابی به سازمانها کمک مینماید تادر سفر تعالی همواره موقعیت خود ، جایگاه موردنظر وچگونگی حرکت ازوضعیت فعلی به وضعیت مطلوب رامورد ارزیابی وبازنگری قراردهند.

انواع خودارزیابی

جهت انتخاب واجرای هریک ازروشها دست یافتها خودارزیابی ، که یکی ازمهم ترین اقدامات درمراحل استقرار وتوسعه مدل تعالی EFQM درسازمان می باشد. دست یافتهای متعددی وجود دارد وهرسازمان می باید باتوجه به ماهیت فرایندها ، فعالیت ها ، ساختار، توانایی ، انتظارات ازخودارزیابی وشناسایی هرچه بهتر نقاط قوت وزمینه های قابل بهبود ، روش خودارزیابی خودرا طوری طراحی نماید ولی نکته حائض اهمیت درانتخاب یا طراحی روش خودارزیابی توجه دقیق وکامل طراحی روش خودارزیابی توجه دقیق وکامل به معیارهای نه گانه مدل EFQM می باشد. زیرا عدم توجه به این مهم ممکن است . ازابتدا مسیر تعالی رامنحرف نموده وسازمان رابه سرمنزل مقصود نرساند. در ذیل انواع روش های خودارزیابی شناخته شده و توصیه شده توسط بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت EFQM ذکر شده ودر ادامه هریک ازروش ها به طور کامل تشریح میگردد.

دست یافت پرسش نامه ها

دست یافت نمودار ماتریسی

دست یافت کارگاه

دست یافت پروفرما

دست یافت RADAR

جهت بکارگیری هریک ازروشهای خودارزیابی ذکر شده بنباد اروپایی مدیریت کیفیت EFQM جدول راهنمای زیر راباتوجه به جایگاه سازمانها درمسیر استقرار مدل EFQM وبا توجه به شروع استقرار ویا سابقه استقرار مدل وپیشرفت کیفی سازمان طراحی وپیشنهاد نموده است.

جدول بکارگیری روش های خودارزیابی

رشد، تلاش

اندک

متوسط

زیاد

درابتدای راه

پرسش نامه مقدماتی دوجوابی

پرسش نامه استاندارد 50 سوالی

پرسش نامه به صورت تشریحی

درمسیر تعالی

پرسش نامه وکارگاه

کارفرما وگارگاه

روش جایزه ، کارفرما وکارگاه

درمرحله بلوغ

پرشس نامه ابداعی

کارفرما

روش جایزه

مطابق جدول فوق چنانچه دراولین سال شروع ارزیابی هستیددست یافت پرسش نامه 2 جوابی بهتر ومناسب تر میباشد ولی درسال های آینده میتوانید ازروشهای دیگر نیز استفاده نمائید وازسال سوم شاید بتوانید سازمان خودرا با دست یافت شبیه سازی ارزیابان جایزه کیفیت RADAR ارزیابی نمایید. البته چنانچه آگاهی مدیران سازمان ازمدل EFQM افزایش یابد یکی ازاهداف اصلی خودارزیابی شما میتوانید ترکیبی ازدست یافت ها راانجام دهید. مثلا روش پرسش نامه وکارگاه هدف اصلی تمام روشهای خودارزیابی یافتن نقاط قوت ونواحی قابل بهبود درخصوص معیارها می باشد .

درادامه جهت آشنایی بهترخوانندگان گرامی بامفهوم ومنظور نقاط قوت وزمینه های قابل بهبود درانجام خودارزیابی وشناسایی این موضوع که چه مواردی رانقاط قوت بدانیم وچه مواردی رابه عنوان زمینه ای که نیازمند بهبود است شناسایی کنیم درادامه هریک ازاصلاحات فوق رادرخصوص معیارهای توانمند سازو نتایج تشریح کرده ایم.