راه حل یکپارچه توسعه راهبردی در بنگاه

راه حل های راهبردی

یکی از مواردی که در سازمانها بسیار شاهد بوده ایم تشکیل جلسات متعدد مدیرانی است که به دلیل اجرایی نشدن برنامه های تعیین شده به دنبال دلایل قانع کننده می گردند. این مدیران هرهفته تشکیل جلسه داده و مغایرتهای هفته گذشته رابررسی و برای هفته بعد برنامه ریزی می کنند. البته هر هفته با مغایرتهای قابل توجهی مواجه می شوند که دودلیل دارد و میتوان گفت منشاء هر دو یکسان است:

عدم قابلیت اجرایی برنامه های تنظیم شده به دلیل نبود سیستم های اجرایی

به دلیل نبود سیستم های اطلاعاتی مسئولین و سرکارگران درمحیط کار آنطور که صلاح خودشان می دانند عمل می کنند نه آنطور که در برنامه ها مشخص شده است.

در تمامی سازمانها یک حقیقت مشابه به چشم می خورد و آن اینکه فناوری اطلاعاتدکمرنگ کم عمق محدود و جزیره ای حضور داشته است.

فناوری اطلاعات یکی از ابزارهای بسیار کارآمد برای توانمندسازی مدیران سازمان در دستیابی به اهداف سازمانها محسوب می شود. زیرا با استفاده از اطلاعات دقیق کامل و جامع مسیر حرکت مطمئن و واقع بینانه انتخاب خواهد شد.

متاسفانه موانعی وجود دارد که بدون حذف آنها نمی توان اقدام موثری برای ایجاد سیستم های پیشرفته اطلاعاتی در سطح سازمان انجام داد. یکی از ان موانع ناکارآمد معماری سازمانی است که خود مانعی برای تغییر یا بازمهندسی فرآیندها محسوب می شود. زیرا بدون طراحی مناسب فرآیندها نمیتوان انتظار داشت که سیستم های مناسب اطلاعاتی در سازمان جاری شده و اثر قابل توجهی از خود نشان دهد.

تعداد زیادی از سازمانها با مشکلات زیادی مواجه هستند مدیران متوجه ناکارآمدی در سازمان خود می شوندواحدهای خود می شوند و از نداشتن اطلاعات کافی درزمان تصمیم گیری شکایت زیادی دارند. مدیران واحد ها سازمان جهت رفع مشکل خود اقدام به تهیه نرم افزارهای مخصوص عملیات تعریف شده برای واحد خودشان می کنند.

بااستفاده از این نرم افزارها داده های تراکنش عملیات انجام شده در واحدها به صورت جداازهم جزیره ای جمع آوری میشود که هدف ارائه اطلاعات برای مدیران واحدهاست که این رویکرد مشکلت متعددی رابه وجود خواهد آورد.

پازل های اطلاعاتی براساس کارکردهای واحدهای سازمانی ایجاد می شوند و نه فرآیندهای سازمانی.

سیستم های توسعه یافته برای نیاز واحد سازمانی است و نه کل سازمان.
دسترسی به اطلاعات واحدها امکان پذیر است ونه اطلاعات کل سازمان.
قابلیت تصمیم گیری تا حدی برای واحد بوجود آمده و تصمیمات سازمانی توسط هیچ سیستمی پشتیبانی نمی شود.
دربسیاری از مواقع اطلاعات تولیدشده درسیستم جزیره ای باهم سازگاری نداشته و تناقضات بوجود آمده سردرگمی سازمان را به دنبال خواهد داشت.
راه حل چیست؟
راه حل، دریکپارچگی وتمامیت سیستم هااست.
برای رسیدن به توسعه سیستم های یکپارچه سازمانی نیاز به بهبود و گاهی بازمهندسی فرآیندهاست و استقرار فرآیندهای برتر نیاز به بستر مناسب دارد.
مشخصات بستر مناسب جهت استقرار فرآیندهای برتر
عوامل متعددی درشکل دادن بستر موثرند:

فرهنگی

مدیریتی

فناورانه

معماری سازمانی از اهمیت ویژه ای برخوردار است زیرا تغییرات گسترده ای را در زمان ایجاد میکند. بطوریکه عوامل مورد نیاز گفته شده را به صورت خودکار فعال خواهد کرد.

معماری سازمان باید توانایی جذب و اجرای فرآیندهای جدید را داشته باشد.

بطور کلی میتوان گفت که تمامی این تغییرات بدون برخورداری ازیک طرح جامع راهبردی امکان پذیر نخواهد بود.

چیست؟ ERP

تعریف: تعاریف زیادی در مورد ای آر پی گفته و نوشته شده است که در نهایت یک مفهوم کلی را میتوان نتیجه گرفت.

دراینجا به چند تعریف می پردازیم:

بسته نرم افزاری کاربردی ای آر پی یک مجموعه از ماژولهای یکپارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ای است که تمام فرآیندهای تجاری سازمان را پوشش میدهد.

دردهه 80 متولد شد. رشد روزافزون و بی حد تکنولوژی اطلاعات برپایه سخت افزارها و نرم افزارها و همچنین نقش هرچه پررنگتر اطلاعات در زندگی امروزه، نیاز به نوآوری و تغییرات در طراحی و تفکر سیستمی ابزارهای نرم افزاری داشت تا بتواند پاسخگوی این رشد باشد به همین منظور ای آر پی پا به عرصه وجود گذاشت.

رشد غیرقابل پیش بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه های گذشته که باتکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر، مخابرات و....

صورت گرفته برجنبه های مختلف عملکرد سازمانها تاثیرات شگرفی داشته است.

همزمان با این تغییرات محیط فعالیت سازمانهای مختلف پیچیده تر شده و به همین نیاز به سیستمهای مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده وجریان اطلاعات را دربین آنها تسهیل کند، افزایش چشمگیری یافته است.

این سیستم ها که در مجموع به سیستم های سازمانی (اینتر پرایس سیستم) معروف هستند، زمینه ای رافراهم آورده اند که مدیران بتوانند درتصمیم گیری های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هرجا و هرزمان مناسب استفاده نمایند.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( اینترپرایس ریسورس پلنینگ) یا ای آر پی سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.

ای آر پی سیستم های کامپیوتری مستقل را در واحدهای مالی، منابع انسانی و انبار داده ها را درهم می شکند و آنها را بابرنامه نرم افزاری یکپارچه که به ماژول های نرم افزاری تقسیم میشود، جایگزین میسازد.

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان ( اینترپرایس ریسورس پلنینگ) یا ای آر پی سعی دارد تا عملکرد همه واحدهای شرکت را در یک سیستم کامپیوتری یکپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.

ای آر پی سیستم های کامپیوتری مستقل را در واحدهای مالی، منابع انسانی و انبار داده ها را درهم می شکند و آنها را بابرنامه نرم افزاری یکپارچه که به ماژول های نرم افزاری تقسیم میشود، جایگزین میسازد.

بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبار داده ها، هنوز هم نرم افزار خودشان را دارند بااین تفاوت که حالا نرم افزارها به یکدیگر لینک شده اند به گونه ای که واحد مالی میتواند بامراجعه به انبار داده ها از تحویل سفارش مطلع شود. اکثر نرم افزارهای ای آر پی انعطاف پذیر هستند به گونه ای که شما میتوانید بعضی از ماژول ها را نصب کنید بدون اینکه نیار باشد تا کل بسته را بخرید.

برای مثال بسیاری از شرکتها فقط ماژول مالی یا منابع انسانی ای آرپی رانصب میکنند.

یک سیستم کامل ای آر پی شامل بخشها ی زیر است:

مدیریت بازرگانی

تولید

فروش

بازاریابی

توزیع

حسابداری

مالی

مدیریت منابع انسانی

مدیریت پروژه

مدیریت انبار

تعمیر ونگهداری

حمل ونقل

تجارت الکترونیک

ای آر پی چه چیزی را درکسب و کار اصلاح میکند؟

پنج دلیل عمده استفاده از ای آر پی در شرکتها عبارتنداز:

اطلاعات یکپارچه مالی

یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتری

استانداردسازی و سرعت دهی به فرآیندهای ساخت

بهبود فرآیند ساخت و سفارش

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی

اطلاعات یکپارچه مالی

از آنجاییکه که مدیر اجرایی ارشد شرکت سعی دارد از کارایی مطلع شود، شاید با گفته های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خودرا دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب.

ای آر پی نسخه واحدی از واقعیت است و سوال برانگیز نخواهد بود، زیرا هرفردی ازیک سیستم مشابه استفاده میکند.

یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتری

سیستم های ای آر پی میتوانند درجایی استقرار یابند که سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود اگر این اطلاعات دریک سیستم نرم افزاری نگهداری شود شرکت میتواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی کند.

استانداردسازی و سرعت دهی به فرآیندهای ساخت

شرکتهای سازنده به ویژه آنهایی که از ادغام چند شرکت به وجود آمده اند، چندین واحد کسب وکار دارند که ممکن است از روشها و سیستمهای کامپیوتری متفاوتی استفاده کنند.

سیستمهای ای آرپی بابهره گیری از روشهای استانداردبرای اتوماتیک سازی بعضی از گامهای فرآیند ساخت به کار میروند.

استانداردسازی این فرآیندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یکپارچه میتواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره وری را افزایش دهد.

بهبود فرآیند ساخت و سفارش ای آر پی به جریان روانتر فرآیندساخت کمک میکند ورویت پذیری فرآینذ سفارش رادر شرکت بهبود می بخشد.

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی

منابع انسانی به ویژه در شرکتهایی که چندین واحد کسب وکار دارند، ممکن است یک روش ساده و یکپارچه برای ردیابی زمان کارمندان و برقراری ارتباط با آنها در زمینه خدمات نداشته باشد. ای آر پی میتواند در این مورد کمک کند.

سایت های مرتبط با این مطلب

سایت اول

سایت دوم

سایت سوم